Gestion Alcance Scope

Core Capabilities

Esta skill se centra en dos dimensiones fundamentales:

1. Ajuste de Granularidad

¿Qué es? El nivel de detalle en el modelado, desde visión general hasta detalles específicos Metáforas clave:

• Pájaro/Cometa - Vista desde arriba (coarse-grained)
• Mar/Peces - Vista bajo el agua (fine-grained)

Cómo aplicarlo:

• Determinar qué nivel necesita la audiencia
• Ajustar detalle según propósito del modelado
• Cambiar granularidad dinámicamente si es necesario
• Equilibrar completitud con simplicidad

2. Perspectiva Temporal (As-Is vs. To-Be)

¿Qué es? Distinguir entre el proceso actual (As-Is) y el proceso futuro deseado (To-Be) Cómo aplicarlo:

• Identificar qué perspectiva quiere el stakeholder
• Clarificar objetivos del modelado (documentar vs. diseñar)
• Manejar transiciones entre perspectivas
• Gestionar expectativas sobre mejoras

Instructions

Sigue este proceso para aplicar gestión de alcance efectivamente:

Paso 1: Evaluación de Necesidades

1. Pregunta por el propósito: "¿Para qué vamos a usar este modelo?"
2. Identifica la audiencia: "¿Quién va a usar esta historia?"
3. Determina el objetivo: ¿Documentar proceso actual o diseñar uno nuevo?
4. Clarifica el scope: "¿Qué aspectos son más importantes?"

Paso 2: Definición de Granularidad

Para Granularidad Gruesa (Coarse-Grained - Pájaro/Cometa)

Cuándo usar:

• Visión general para ejecutivos
• Comunicación con stakeholders no técnicos
• Planificación estratégica
• Understanding inicial del dominio

Características:

• Pasos amplios y resumidos
• Actores principales únicamente
• Sin detalles de implementación
• Flujo de alto nivel
• 5-10 pasos máximo

Ejemplo:

1. `Cliente solicita servicio`
2. `Comercial evalúa solicitud`
3. `Operaciones ejecuta servicio`
4. `Cliente recibe factura`
5. `Cliente paga`

Para Granularidad Fina (Fine-Grained - Mar/Peces)

Cuándo usar:

• Desarrollo de software
• Automatización de procesos
• Documentación técnica
• Análisis detallado de problemas

Características:

• Pasos específicos y detallados
• Todos los actores relevantes
• Sistemas y herramientas incluidos
• Validaciones y excepciones
• 15-50+ pasos

Ejemplo:

1. `Cliente completa formulario web`
2. `Sistema valida formato email`
3. `Sistema verifica email no existe`
4. `Comercial recibe notificación email`
5. `Comercial revisa solicitud en CRM`
6. `Comercial consulta historial cliente`
7. `Comercial evalúa viabilidad técnica`
8. `Comercial consulta disponibilidad recursos`
9. `Comercial decide aprobar/rechazar`
10. `Si aprueba: Sistema crea orden preliminar`
11. `Si aprueba: Sistema envía confirmación al cliente`
12. `Si rechaza: Sistema registra motivo`
13. `Si rechaza: Comercial llama al cliente`
...

Paso 3: Identificación de Perspectiva Temporal

As-Is (Proceso Actual)

Cuándo modelar:

• Documentar cómo funciona actualmente
• Identificar problemas y pain points
• Auditoría de procesos
• Baseline para mejoras

Enfoque:

• Reality-based -如实描述
• Incluye workarounds y problemas
• Muestra ineficiencias
• Documenta "cómo es ahora"

Señales del usuario:

• "Actualmente hacemos..."
• "En el proceso actual..."
• "Lo que pasa ahora es..."
• "Nuestro proceso real..."

To-Be (Proceso Futuro Deseado)

Cuándo modelar:

• Diseñar nuevos procesos
• Planificación de mejoras
• Automatización
• Optimización

Enfoque:

• Ideal-based - como debería ser
• Sin problemas ni ineficiencias
• Automatizado donde posible
• Best practices

Señales del usuario:

• "Idealmente queremos..."
• "En el futuro我们将..."
• "Debería funcionar así..."
• "Lo que buscamos es..."

Híbrido (As-Is + To-Be)

Cuándo usar:

• Transición de estado actual a futuro
• Mostrar gap y solución
• Justificación de cambios

Enfoque:

• Primero As-Is (problema)
• Luego To-Be (solución)
• Comparación clara
• Justificación de cambios

Paso 4: Comunicación de Scope

Al Iniciar la Sesión

Pregunta inicial: "Antes de empezar, ¿queremos modelar el proceso actual (As-Is) o el proceso futuro deseado (To-Be)? ¿Y necesitamos un nivel de detalle alto (visión general) o detallado (paso a paso)?"

Durante la Sesión

Si scope cambia: "Interrumpo un momento. Estamos modelando muy detalladamente - ¿queremos mantener este nivel o prefieres una visión más general?"

Para clarificar perspectiva: "Cuando dices 'debería ser' - ¿estamos hablando de cómo funciona ahora o cómo queremos que funcione?"

Paso 5: Gestión de Expectativas

Si Piden Demasiado Detalle

"Para el propósito de [objetivo], una visión general será suficiente. ¿Te parece si mantenemos los pasos a nivel de [X]?"

Si Piden Muy Poco Detalle

"Para poder [desarrollar/automatizar/entender], necesitamos más detalle. ¿Podemos profundizar en [área específica]?"

Si Mezclan As-Is y To-Be

"Estoy confundido - ¿estamos documentando el proceso actual o diseñando el futuro? ¿Hacemos primero el actual y luego el futuro?"

Paso 6: Adaptación Dinámica

Cambiar Granularidad Durante Sesión

De coarse a fine: "Perfecto, tenemos la visión general. Ahora, para [propósito específico], necesitamos más detalle en [área]. ¿Podemos profundizar en [X]?"

De fine a coarse: "Este nivel de detalle es muy técnico. ¿Le parece si resumimos a los pasos principales para [audiencia]?"

Cambiar Perspectiva Temporal

"Antes de continuar con el proceso futuro, ¿podemos documentar primero cómo funciona actualmente para tener el baseline?"

Bundled Resources

references/ - Ejemplos y casos de uso para gestión de alcance

• granularidad-pajaro-vs-mar.md - Comparación detallada de niveles de granularidad
• as-is-vs-to-be.md - Cómo manejar perspectivas temporales
• audiencias-y-scope.md - Adaptar scope según audiencia
• ejemplos-cambio-granularidad.md - Casos de cambio dinámico de granularidad
• gestion-expectativas.md - Técnicas para manejar expectativas

Examples

Ejemplo 1: Cambio de Granularidad

Contexto

Solicitud inicial: "Queremos modelar el proceso de ventas"

Tú (definiendo scope): "¿Para qué vamos a usar este modelo? ¿Es para una presentación ejecutiva o para desarrollar un sistema?"

Usuario: "Para presentar a la dirección"

Tú (eligiendo coarse-grained): "Perfecto. Entonces modelaremos a nivel de visión general, los pasos principales."

Modelado Coarse-Grained (Pájaro)

Proceso de Ventas - Visión General

1. `Cliente Contacta Empresa`
2. `Comercial Presenta Servicios`
3. `Cliente Solicita Presupuesto`
4. `Comercial Prepara Propuesta`
5. `Cliente Evalúa Propuesta`
6. `Cliente Negocia Términos`
7. `Cliente Aprueba Propuesta`
8. `Se Formaliza Contrato`
9. `Se Ejecuta Servicio`
10. `Se Factura al Cliente`

Duración total: 2-4 semanas
Puntos críticos: Preparación propuesta y negociación

Después de la presentación, nueva solicitud: "Excelente. Ahora necesitamos desarrollar el CRM para automatizar esto. ¿Podemos modelar más detalladamente?"

Tú (cambiando a fine-grained): "Claro. Ahora necesitamos detalle técnico para el desarrollo."

Modelado Fine-Grained (Mar/Peces)

Proceso de Ventas - Detalle Técnico

1. `Cliente completa formulario contacto web`
2. `Sistema envía email automático a comercial`
3. `Comercial recibe notificación en CRM`
4. `Comercial revisa información cliente`
5. `Comercial consulta historial si cliente existente`
6. `Comercial agenda llamada con cliente`
7. `Comercial realiza llamada de discovery`
8. `Comercial identifica necesidades cliente`
9. `Comercial prepara propuesta técnica`
10. `Comercial calcula precios según tarifa`
11. `Comercial envía propuesta por email`
12. `Cliente recibe propuesta`
13. `Cliente revisa propuesta`
14. `Cliente solicita modificaciones si necesario`
15. `Comercial incorpora modificaciones`
16. `Comercial envía propuesta revisada`
17. `Cliente solicita reunión de cierre`
18. `Comercial agenda reunión`
19. `Comercial y cliente negocian términos`
20. `Cliente solicita descuento`
21. `Comercial evalúa solicitud descuento`
22. `Comercial consulta políticas descuento`
23. `Comercial decide aprobación/rechazo`
24. `Si aprobado: Cliente acepta términos`
25. `Si rechazado: Cliente evalúa alternativa`
26. `Cliente firma contrato digital`
27. `Sistema genera orden de trabajo`
28. `Operaciones recibe orden`
29. `Servicio se ejecuta`
30. `Sistema genera factura automáticamente`
31. `Factura se envía a cliente`
...

Ejemplo 2: Perspectiva As-Is vs To-Be

Sesión As-Is (Proceso Actual con Problemas)

Usuario: "Queremos documentar cómo funciona ahora para identificar problemas"

Tú (clarificando perspectiva): "Perfecto, documentamos el proceso actual, incluyendo problemas y workarounds."

Proceso de Solicitud de Vacaciones - AS-IS (Actual)

1. `Empleado quiere vacaciones`
2. `Empleado va a RRHH` (Pain point: lejos, siempre hay cola)
3. `RRHH le da formulario papel`
4. `Empleado completa formulario` (Pain point: formulario confuso, 15 campos)
5. `Empleado devuelve formulario a RRHH`
6. `RRHH verifica días disponibles` (Manual, en Excel)
7. `RRHH pasa formulario a supervisor`
8. `Supervisor revisa solicitud` (Pain point: supervisor siempre ocupado)
9. `Supervisor aprueba/rechaza`
10. `Si aprueba: RRHH actualiza calendario Excel` (Pain point: Excel se corrompe)
11. `Si aprueba: RRHH imprime confirmación`
12. `Empleado recoge confirmación` (Pain point: empleado debe ir otra vez a RRHH)
13. `RRHH archiva formulario papel` (Pain point: se pierden formularios)

Duración: 3-5 días
Problemas identificados: 6 pain points
Eficiencia: 20% tiempo real en valor agregado

Sesión To-Be (Proceso Futuro Optimizado)

Usuario: "Ahora queremos diseñar cómo debería funcionar"

Tú (cambiando perspectiva): "Ahora diseñamos el proceso ideal, automatizado y eficiente."

Proceso de Solicitud de Vacaciones - TO-BE (Futuro)

1. `Empleado accede a portal self-service`
2. `Sistema muestra días disponibles automáticamente`
3. `Empleado selecciona fechas en calendario visual`
4. `Sistema valida disponibilidad en tiempo real`
5. `Sistema envía solicitud automáticamente a supervisor`
6. `Supervisor recibe notificación móvil`
7. `Supervisor aprueba con un clic`
8. `Sistema actualiza calendario automáticamente`
9. `Empleado recibe confirmación instantánea`
10. `Sistema envía recordatorios antes de vacaciones`
11. `Datos se sincronizan con nóminas automáticamente`

Duración: 2 horas
Automatización: 90%
Eficiencia: 95% tiempo real en valor agregado

Ejemplo 3: Audiencia Diferente, Scope Diferente

Para Desarrolladores (Fine-Grained + To-Be)

Contexto: Modelar para desarrollo de sistema de vacaciones

Scope: Detallado, técnico, proceso futuro

Sistema de Vacaciones - Especificación Técnica

1. `Frontend: Portal empleado carga página solicitud`
2. `API: Consulta días disponibles (endpoint: GET /vacation/available)`
3. `API: Devuelve días disponibles en JSON`
4. `Frontend: Renderiza calendario interactivo`
5. `Usuario: Selecciona fechas (validate: no más 22 días)`
6. `Frontend: Calcula días seleccionados`
7. `Usuario: Hace clic en "Solicitar"`
8. `Frontend: Envía POST /vacation/request`
9. `API: Valida datos (schema validation)`
10. `API: Consulta reglas negocio (discount days, holidays)`
11. `API: Guarda solicitud en DB (table: vacation_requests)`
12. `API: Genera solicitud ID`
13. `API: Envía email a supervisor (queue: notification_queue)`
14. `Queue Worker: Procesa notificaciones`
15. `Email Service: Envía email HTML`
16. `Supervisor: Recibe email con link aprobación`
17. `Supervisor: Hace clic en link`
18. `Frontend: Carga página aprobación`
19. `API: Verifica permisos supervisor`
20. `API: Devuelve solicitud pendiente`
21. `Frontend: Muestra solicitud`
22. `Supervisor: Hace clic "Aprobar"`
23. `Frontend: Envía PUT /vacation/{id}/approve`
24. `API: Actualiza status a "APPROVED"`
25. `API: Calcula impacto en calendario`
26. `API: Actualiza tabla calendar`
27. `API: Sincroniza con sistema nóminas`
28. `API: Envía confirmación empleado`
...

Para Directivos (Coarse-Grained + As-Is + To-Be)

Contexto: Presentación a junta directiva sobre digitalización RRHH

Scope: Alto nivel, comparación actual vs. futuro, ROI

Digitalización RRHH - Presentación Ejecutiva

AS-IS (Actual):
1. `Empleado solicita vacaciones` → 3-5 días proceso
2. `Múltiples interacciones manuales` → 90% tiempo perdido
3. `Formularios papel` → Se pierden, ineficientes
4. `Verificación manual` → Errores frecuentes
5. `Actualización Excel` → Corrupciones, datos inconsistentes

COSTO ACTUAL:
- Tiempo RRHH: 40h/mes = €2,400/mes
- Tiempo empleados: 60h/mes = €3,600/mes
- Errores: 15% casos = €800/mes
TOTAL: €6,800/mes = €81,600/año

TO-BE (Futuro):
1. `Portal self-service` → 2 horas proceso
2. `Automatización 90%` → 95% eficiencia
3. `Validación automática` → 0% errores
4. `Integración sistemas` → Datos consistentes
5. `Notificaciones móviles` → Instantáneo

AHORRO PROYECTADO:
- Tiempo RRHH: 4h/mes = €240/mes
- Tiempo empleados: 6h/mes = €360/mes
- Errores: 0% = €0
TOTAL: €600/mes = €7,200/año

ROI: 91% reducción costo = €74,400/año ahorrados
PAYBACK: 4 meses

Ejemplo 4: Manejo de Scope Durante Sesión

Situación: Usuario Pide Demasiado Detalle

Usuario: "Y entonces el empleado hace clic en el botón y... ¿qué pasa exactamente cuando hace clic?"

Tú (gestionando expectativas): "Para entender el proceso general, no necesitamos entrar en tanto detalle técnico. ¿Te parece si mantenemos los pasos a nivel de 'el empleado solicita' y 'el sistema procesa'? Si luego necesitamos desarrollar el sistema, ahí sí profundizaremos."

Situación: Usuario Pide Muy Poco Detalle

Usuario: "El sistema envía la factura al cliente."

Tú (pidiendo más detalle): "Para poder automatizar esto, necesitamos saber qué datos incluye la factura, cómo se genera, qué validaciones hace... ¿Podemos profundizar un poco en cómo funciona exactamente el envío?"

Situación: Mezclan As-Is y To-Be

Usuario: "El empleado solicita vacaciones, el sistema valida automáticamente, pero ahora tenemos que ir a RRHH para el papel..."

Tú (clarificando): "Espera, estoy confundido. ¿Estamos hablando de cómo funciona ahora (As-Is) o cómo queremos que funcione (To-Be)? Porque mencionas 'sistema valida automáticamente' (futuro) y 'ir a RRHH' (actual). ¿Hacemos primero el proceso actual completo y luego diseñamos el futuro?"

Ejemplo 5: Adaptación Dinámica por Audiencia

Fase 1: Sesión con Usuarios Finales (Fine-Grained + As-Is)

Objetivo: Entender proceso actual en detalle

Entrevista: María (Administrativa)
Scope: Detallado, proceso actual

1. `María recibe parte de trabajo del técnico`
2. `María abre sistema facturación`
3. `María busca orden por número`
4. `María verifica que orden está "completada"`
5. `María copia datos cliente a factura`
6. `María introduce horas trabajadas manualmente`
7. `María introduce materiales manualmente`
8. `María calcula descuentos (calculadora)`
9. `María calcula impuestos (tabla)`
10. `María revisa totales`
11. `María genera PDF factura`
12. `María abre Outlook`
13. `María redacta email`
14. `María adjunta PDF`
15. `María envía email`
16. `María marca orden como "facturada"`
17. `María archiva parte papel`

Tiempo promedio: 25 minutos
Puntos de error: Pasos 7, 8, 9 (cálculos manuales)

Fase 2: Sesión con Desarrolladores (Fine-Grained + To-Be)

Objetivo: Diseñar solución técnica

Workshop: Equipo Desarrollo
Scope: Detallado, proceso futuro

1. `Técnico completa orden en tablet`
2. `Tablet guarda datos localmente`
3. `Tablet sincroniza cuando hay conexión`
4. `API recibe datos orden completada`
5. `Servicios calculan costes automáticamente`
   5.1. `Consulta tarifa por tipo trabajo`
   5.2. `Suma horas trabajadas`
   5.3. `Calcula materiales + margen`
   5.4. `Aplica descuentos cliente`
   5.5. `Calcula impuestos según ubicación`
6. `Generador PDF crea factura`
7. `Email service envía factura`
8. `Sistema actualiza estado orden`
9. `Notificación a contabilidad`
10. `Sincronización con ERP`

Automatización: 95%
Tiempo estimado: 2 minutos

Fase 3: Presentación a Gerencia (Coarse-Grained + To-Be)

Objetivo: Mostrar beneficios

Presentación: Gerencia General
Scope: Visión general, futuro

1. `Técnico completa trabajo`
2. `Sistema calcula automáticamente`
3. `Cliente recibe factura al instante`
4. `Contabilidad actualiza automáticamente`

BENEFICIOS:
- Tiempo: 25 min → 2 min (92% reducción)
- Errores: 15% → 0% (eliminación)
- Satisfacción cliente: +40%
- Productividad: +300%

Progressive Disclosure

Para información específica:

• Granularidad: consulta references/granularidad-pajaro-vs-mar.md
• Perspectivas: consulta references/as-is-vs-to-be.md
• Audiencias: consulta references/audiencias-y-scope.md
• Cambios: consulta references/ejemplos-cambio-granularidad.md
• Expectativas: consulta references/gestion-expectativas.md

Metáforas Clave

Granularidad

Vista de Pájaro/Cometa (Coarse-Grained)

• Perspectiva: Desde arriba, vista general
• Qué ves: Flujo principal, pasos amplios
• Qué NO ves: Detalles, excepciones, sistemas específicos
• Analogía: Como ver un río desde un avión - ves el curso general, no las piedras del fondo
• Uso típico: Presentaciones, planificación, comunicación ejecutiva

Vista de Mar/Peces (Fine-Grained)

• Perspectiva: Bajo el agua, detalle granular
• Qué ves: Cada paso, cada actor, cada validación
• Qué NO ves: Solo lo general, el "por qué"
• Analogía: Como nadar en el río - ves cada piedra, corriente, pez
• Uso típico: Desarrollo, automatización, documentación técnica

Perspectiva Temporal

As-Is (Proceso Actual)

• Analogía: Fotografía del momento actual
• **Enfoque:**如实描述, incluyendo imperfecciones
• Uso: Baseline, identificación de problemas

To-Be (Proceso Futuro)

• Analogía: Boceto de lo que queremos construir
• Enfoque: Ideal, optimizado, automatizado
• Uso: Diseño, planificación, visión

Principios de Scope Management

1. Propósito Determina Granularidad

• Desarrollo → Fine-grained
• Comunicación → Coarse-grained
• Análisis → Fine-grained (As-Is)
• Planificación → Coarse-grained (To-Be)

2. Audiencia Determina Perspectiva

• Usuarios finales → As-Is detallado
• Desarrolladores → To-Be detallado
• Ejecutivos → As-Is + To-Be (comparación)
• Stakeholders → Según objetivo

3. Fase del Proyecto

• Descubrimiento → As-Is coarse
• Análisis → As-Is fine
• Diseño → To-Be coarse
• Desarrollo → To-Be fine
• Implementación → To-Be fine
• Validación → As-Is vs To-Be

4. Cambio es Normal

• Scope puede cambiar durante sesión
• Es mejor adaptar que forzar
• Comunicar cambios claramente
• Validar nuevo scope

Tips for Application

Para Definir Scope Inicial

1. Pregunta directa: "¿Para qué vamos a usar esto?"
2. Identifica audiencia: "¿Quién lo va a leer/usar?"
3. Clarifica nivel: "¿Visión general o detalle paso a paso?"
4. Confirma perspectiva: "¿Proceso actual o futuro deseado?"

Para Mantener Scope

1. Señales de over-scope: Demasiados detalles técnicos, pasos micro
2. Señales de under-scope: Pasos muy amplios, preguntas sobre implementación
3. Ajusta dinámicamente: "Para [propósito], ¿necesitamos más o menos detalle?"
4. Documenta decisiones: "Modelamos a nivel [X] porque [razón]"

Para Cambiar Scope

1. Comunica el cambio: "Cambiamos de visión general a detalle porque..."
2. Justifica la decisión: "Para [objetivo], necesitamos [nivel] granularidad"
3. Valida con usuario: "¿Te parece bien este nivel de detalle?"
4. Ofrece alternativas: "Podemos hacer [opción A] u [opción B]"

Common Pitfalls to Avoid

❌ No definir scope al inicio

• Asumir que "todos saben" el nivel necesario
• No preguntar propósito u audiencia

❌ Scope creep durante sesión

• Agregar detalles sin preguntar
• No mantener foco en objetivo

❌ Mezclar granularidades

• Algunos pasos muy detallados, otros muy amplios
• Inconsistencia confunde

❌ Confundir As-Is y To-Be

• Mezclar proceso actual con deseado
• No clarificar perspectiva

❌ No adaptar a audiencia

• Mismo nivel para todos
• No considerar conocimientos técnicos

❌ Ser inflexible al cambio

• No adaptar cuando scope cambia
• Forzar scope inapropiado

❌ Over-engineering

• Demasiado detalle innecesario
• Modelar lo obvio

❌ Under-engineering

• Muy poco detalle para el propósito
• Saltar pasos importantes

Recuerda: El scope correcto es el que sirve al propósito. Ni más ni menos. Es mejor tener el nivel apropiado que tener "todo". Pregunta, clarifica, adapta.