UGent FEA masterproef writing skill

thesis/
├── main.tex                        # Root document, do not edit content here
├── personal_data.tex               # Title, author, ALL acronym definitions
├── references.bib                  # BibTeX database (natbib numeric)
└── chapters/
    ├── 1_confidentiality.tex
    ├── 2_acknowledgment.tex
    ├── 3_disclaimer-oral-exam.tex
    ├── 4_abstract.tex              # English
    ├── 5_extended_abstract.tex     # English
    ├── 6_list_of_acronyms.tex      # Auto-generated, don't edit manually
    ├── 7_introduction.tex
    ├── 8_chapter_2.tex              # Wetenschappelijke achtergrond
    ├── 8_chapter_3.tex              # First methods chapter
    ├── 8_chapter_4.tex              # Second methods chapter
    ├── ...
    ├── 9_conclusion.tex
    ├── 10_future-work.tex
    ├── 11_ethical-reflection.tex
    ├── 12_bibliography.tex          # Just \bibliography{}, don't edit
    └── 13_appendices.tex

When drafting a new chapter, read one or two existing chapters first as voice samples. Match sentence length, register, and structural patterns before producing new text.

Voice and register

• Academic Dutch, formal but not stiff. Impersonal when describing methods ("wordt berekend", "wordt gekalibreerd"). In narrative sections (introduction, conclusion, reflection), active voice with impersonal subject is preferred ("Dit onderzoek richt zich op...", "Het systeem bereikt...").
• Present tense for describing the system and methods ("Het systeem gebruikt een PTZ-camera").
• Past tense for describing what was done in experiments ("De kalibratie werd uitgevoerd op de velodroom").
• No personal pronouns (ik/wij/we/ons/onze/jij/u) or "men" anywhere. Only exception: 2_acknowledgment.tex.
• Sentences can be longer than English academic writing — Dutch tolerates subordinate clauses well. Don't translate-shorten.
• Avoid: "duidelijk", "eenvoudig", "uiteraard", "simpelweg". If something were obvious it wouldn't need to be in the thesis.
• Avoid overclaiming: "dit bewijst", "het is aangetoond dat" become "dit suggereert", "de resultaten wijzen erop dat" unless there's rigorous statistical backing.

Citations

• Package: natbib with numeric style. Citations render as [31], [34, 35].
• Command: \cite{key} for inline numeric citation. Don't use \citep / \citet — this template uses plain \cite.
• Every factual claim from prior work must be cited. One citation per claim is fine; don't stack 4 refs unless explicitly contrasting sources.
• New bib entries go in references.bib at the bottom, using BibTeX format. Use a consistent key style like AuthorYearKeyword (e.g. zhang2000calibration).
• Never invent citations. If a claim needs a source and there's no entry in references.bib, either find a real source, add it, or flag the claim with % TODO: citation needed.
• Before adding a new bib entry, grep references.bib for an existing one on the same topic — duplicates pile up fast.

Acronyms and glossaries

• Package: glossaries (Dutch + English support configured by the template)
• All acronym definitions live in personal_data.tex, never inline in a chapter
• Format: \newacronym{KEY}{KEY}{Full name} — e.g. \newacronym{PTZ}{PTZ}{Pan-Tilt-Zoom}
• First use in text: \gls{PTZ} → renders as "Pan-Tilt-Zoom (PTZ)"
• Subsequent uses: \gls{PTZ} → renders as "PTZ"
• When introducing a new acronym: add it to personal_data.tex in the same edit, never define it inline. Grep personal_data.tex first to check if it already exists.

Figures and captions

• Image files live in images/ (referenced via \graphicspath{{images/}})
• Labels use prefixes: fig:name, tab:name, eq:name, sec:name, ch:name
• Every figure needs a caption and a label. Refer to figures as "Figuur~\ref{fig:name}" (use the tilde for a non-breaking space).
• Subfigures use the subcaption package
• Code listings use the minted package:

  \begin{minted}{python}
  def project_point(world_xyz, K, R, t):
      ...
  \end{minted}
  

Cross-references

• Always use \ref{} for figure/section/equation references, never hardcode numbers
• Chapter references: "Hoofdstuk~\ref{ch:kalibratie}"
• Section references: "Sectie~\ref{sec:intrinsics}"
• Figure references: "Figuur~\ref{fig:calibration_setup}"

Things to never do

• Never paste raw code without wrapping in minted or fancyvrb
• Never use inline acronym definitions (always via personal_data.tex)
• Never invent bib entries or cite works that don't exist in references.bib
• Never use personal pronouns (ik/wij/we/ons/onze/jij/u) or "men" outside of 2_acknowledgment.tex — use passive constructions or impersonal subjects instead
• Never write English content in chapters other than 4_abstract.tex and 5_extended_abstract.tex
• Never commit main.pdf, .aux, .log, .toc, .bbl, .synctex.gz — they're build artifacts
• Never overclaim results without statistical backing
• Never use "thesis", "project", "eindwerk", or "afstudeerwerk" — always use "masterproef" and "scriptie"

Workflow: drafting a new chapter

When asked to draft an empty chapter:

1. Read existing chapters as voice samples. Start with an existing background chapter (literature style) or methods chapter (system/methods style), whichever matches what the new chapter needs. Match sentence length, register, and structural patterns.
2. Check PATTERNS.md for the standard methodenhoofdstuk template and target length. Each methods chapter in the IDLab reference theses follows a 6-step structure (verbindende alinea → dataset → methode → training → modelselectie → evaluatie) and keeps its own results inline — no separate results chapter.
3. Ask what the chapter should cover if there's no planning doc. Don't invent scope.
4. Check main.tex to see how the chapter is included and what its intended title is.
5. Draft section by section, not the whole chapter at once. Each section answers a clear question.
6. Cite as you go, but only for real sources. Mark uncertain claims with % TODO: citation needed.
7. Flag gaps honestly. If a section needs experimental results that don't exist yet, write % TODO: insert results from <experiment> rather than making up numbers.

Workflow: editing existing chapters

• Never rewrite entire paragraphs when small fixes suffice — respect the existing voice
• Preserve existing citations and labels unless explicitly asked to change them
• For typos and grammar, make minimal diffs so git history stays clean
• For structural changes (reordering sections, splitting chapters), flag before doing

Pollefliet schrijfwijzer regels (verplichte vakgroep conventies)

Harde regels uit Pollefliet's "Scoren met je scriptie" en de UGent vakgroep Informatica:

1. Onpersoonlijke schrijfstijl (Pollefliet 6.4). Zakelijk, objectief, formeel. NOOIT "ik", "wij", "we", "ons", "onze", "jij", "u". Ook NOOIT "men". Deze regel is absoluut en overschrijft alle andere stijlskills.
2. Stem per sectietype — lost het conflict op tussen Pollefliet en elements-of-style:
   • Methodesecties (systeemontwerp, modellering, kalibratie, technische implementatie): passieve constructies zijn verplicht. "wordt gekalibreerd", "worden de parameters bepaald". NOOIT vervangen door actieve varianten met "we".
   • Narratieve secties (introductie, conclusie, future work, ethische/sociale reflectie, abstracts): actieve stem met onpersoonlijk subject is toegelaten en vaak sterker. "Dit onderzoek richt zich op...", "Het systeem bereikt...". NOOIT "we" of "ik" — altijd een concreet zelfstandig naamwoord als onderwerp.
   • Wanneer elements-of-style een passief-flag geeft in een methodesectie: negeer die flag. Pas alle andere aanbevelingen wel toe (onnodige woorden, omslachtige constructies, zwakke openers, overbodige kwalificaties).
3. Verbindende alinea aan het begin van elk hoofdstuk (Pollefliet 4.1).
4. Volwaardige zinnen met vervoegd werkwoord — geen zinsfragmenten (Pollefliet 6.2).
5. Zinslengte: niet te kort, niet te lang (Pollefliet 6.3). Vermijd tangconstructies — splits in twee zinnen.
6. Hedendaags en niet onnodig complex — geen archaïsch taalgebruik (Pollefliet 6.5).
7. Correcte verwijswoorden (hij/het/die/dat) en signaalwoorden (omdat/want/daarenboven/daarnaast) voor samenhang (Pollefliet 4.4).
8. Samenstellingen ALTIJD aaneen of met koppelteken, nooit los: BIM-constructie, gps-coördinaten, 2D-tekening, track-and-tracecode, AR-overlay, PTZ-camera. Nooit "AR overlay" of "PTZ camera".
9. Engelse woorden: check woordenlijst.org. Ingeburgerd (streaming, template, content) → Nederlands, aaneen, niet cursief. Niet-ingeburgerd → cursief als gelegenheidsontlening, consequent bij elk voorkomen.
10. Terminologie: altijd "masterproef" en "scriptie". Nooit thesis/project/eindwerk/afstudeerwerk.
11. Synoniemendwang vermijden: gebruik hetzelfde technische begrip consequent, ook bij herhaling in dezelfde paragraaf.
12. Doelpubliek: medestudent informatica die alle mastervakken kent. Geen basisconcepten uitleggen.
13. Cursusstof niet overnemen: informatie uit cursussen niet herhalen, hoogstens een verwijzing. Nieuwe technologieën vragen wel achtergrondinformatie.
14. Omvang solo masterproef: 50–70 pagina's exclusief bijlagen en abstract. Duo: 70–100.
15. Verplichte sociale reflectie met SDG-kadering, ethische impact, GDPR/AI Act overwegingen.
16. Eigen beoordeling is verplicht: vergelijk eindresultaat met werkplan, verdedig uitgelaten onderdelen, licht extra moeilijkheden of uitbreidingen toe.

Aanvullingen uit Pollefliet kennisclip Module 1.2

1. Passief vervangen zonder "we": gebruik het onderwerp als actor. "In het rapport wordt duidelijk gemaakt dat..." → "Het rapport toont aan dat...". Primair patroon voor narratieve secties.
2. "Dus" is spreektaal als stopwoord. Alleen gebruiken wanneer het strikt "bijgevolg" betekent. Vervang door "bijgevolg", "daardoor", "daarom", of laat weg.
3. Synoniemendwang-nuance: vaktermen blijven consequent (projectie blijft projectie), maar algemene werkwoorden mogen variëren. "gebruiken" → ook "aanwenden", "hanteren", "toepassen". ALLEEN voor algemene woorden, NOOIT voor technische termen.
4. Concreet boven vaag: vervang bijvoeglijke naamwoorden door getallen. "enkele parameters" → "drie van de vijf parameters, namelijk X, Y en Z". "goede nauwkeurigheid" → "een nauwkeurigheid van 2%".
5. Tijden — concreet schema:
   • Tegenwoordige tijd: aanvaarde feiten, theorie, verwijzingen naar figuren/tabellen.
   • Verleden tijd: eigen onderzoeksresultaten, uitgevoerde experimenten.
   • IMRaD: inleiding/discussie in tegenwoordige tijd, materiaal/methoden/resultaten in verleden tijd.
6. Conclusie bevat geen nieuwe elementen. Beantwoordt de onderzoeksvraag uit de inleiding, niets meer. Max ~1 pagina per 40 pagina's corpus.
7. Schrijfvolgorde laatste ronde: dankwoord, abstract, extended abstract, inleiding en conclusie worden pas geschreven wanneer de rest van de scriptie staat.
8. Dankwoord-templates (enige sectie waar "ik" mag): "Vooreerst richt ik mijn oprechte dank aan...", "Mijn dank gaat speciaal uit naar...", "Daarnaast wil ik ook ... danken.", "Ten slotte nog een speciaal woord van dank aan...".

Voor de volledige Pollefliet schrijfwijzer met alle sub-regels, zie REFERENCE.md in dezelfde folder.

Voor structurele patronen (hoofdstukopbouw, methodenhoofdstuk-template, conclusie-structuur, reflectie-format, extended abstract-stijl) afgeleid uit hoge-puntenmasterproeven uit de IDLab-onderzoeksgroep, zie PATTERNS.md in dezelfde folder.

Interaction with a code repository

When the masterproef describes the implementation of a software system, and the code lives in a sibling repository:

• Read the actual code rather than inventing how things work
• System design claims should match what's in the code
• When referring to algorithms, prefer the names as they appear in the code over generic descriptions
• If a more specific technical skill is also loaded (e.g. for a particular algorithm), defer to it for technical details

When to ask before changing things

• Any change to main.tex (document structure, loaded packages, class options)
• Any change to personal_data.tex beyond adding a new acronym at the bottom
• Any bulk change across multiple chapters
• Any claim about experimental results that needs primary data to verify
• Anything that touches citations in a way that reorders the bibliography

These are areas where mistakes are costly. Ask first.